Projektin organisointi avain haluttuun lopputulokseen

Projektin organisointi on jokaisen onnistuneen projektin perusta. Se sisältää monia huomioonotettavia osa-alueita, joista tahdonkin keskustella tällä kertaa blogissani. Projektilla tarkoitetaan tarkkaan suunniteltua työtä, jolloin haluttu lopputulos on selvillä. Ne ovat usein ainutlaatuisia, ja siitä syystä poikkeavatkin monesta muusta työvaiheesta. Niitä toteuttaessa, voidaan määrittää alku sekä loppu, ja usein ne ovat myös aikataulutettuja. Alasta riippuen, ne voivat vaihdella paljonkin. Esimerkiksi teollisuuspuolen sekä sosiaali- ja terveysalan projektit ovat erilaisia, eikä näin ollen samaa lähestymistapaa voida käyttää jokaiseen. Hyvän tuloksen takaamiseksi kuitenkin huomioonotettavat asiat ovat samankaltaisia. 

Tärkeitä osa-alueita projektihallinnassa

Jo suunnitteluvaiheessa on tärkeää, että lopputulos on realistinen. Menestyksekäs projektin organisointi lähtee projektin asettajan nimeämisestä, joka määrittää koska projekti aloitetaan ja lopetetaan. Nimikkeen omaava henkilö myös nimeää johtoryhmän, joka varmistaa esimerkiksi projektin hyödyn oleellisuuden sekä niiden riskit sekä valvoo ja tukee itse suunnitelman toteuttamista. Johtoryhmän tehtävänä on myös nimetä projektipäällikkö, joka laatii itse suunnitelman. Tehokkaaseen työskentelyyn ja sen varmistamiseksi, että jokainen osa-alue tulee hoidettua, tulee valita myös projektitiimi, ja myös he osallistuvat suunnitelman laatimiseen projektipäällikön tueksi. Tärkeää on yhdessä huolehtia aikataulusta sekä työvaiheiden seurannasta, sillä puutteellinen seuranta on vaikuttava riskitekijä, joka voi pahimmassa tapauksessa johtaa projektin epäonnistumiseen. Jokaisella osallistujalla on oltava selkeä käsitys yhteisestä tavoitteesta sekä työnjaosta. Laaditusta suunnitelmasta on jokaisen myös pidettävä kiinni. 

Projektijohtaminen tuo haasteita

Projektiorganisointi voi tuoda myös haasteita, sillä sen tulee onnistua ensimmäisellä kerralla. Tämä käytännössä on hyppy tuntemattomaan, sillä tapahtumien ja välivaiheiden kulkua ei voida täysin ennustaa. Siitä syystä mahdollisten epäkohtien kartoitus niin hyvin kuin mahdollista on tärkeää, jotta varautuminen hankaluuksiin olisi helpompaa. Mikäli projekti on kestää pidempään, voi myös olla että tilanteet muuttuvat sen aikana, jolloin voi olla että asetettu polku tavoitteelle ei välttämättä toimi yhtä hyvin muutosten sattuessa, jolloin onkin oltava ajatus myös siitä, kuinka mukautua. Myös toimivan tiimin kasaaminen on tärkeää ja se, että dynamiikka toimii jäsenten välillä. Kun työilmapiiri pysyy hyvänä, auttaa se myös merkittävästi ongelmien ratkaisemisessa sekä kommunikoinnissa. Mikäli osa-alueena se ei ole toimiva, on mahdollista että se vaikuttaa välivaiheisiin sekä lopputulokseen negatiivisesti. Apua projektien organisointiin tarjoaa Suomen Projekti-Instituutti Oy.

jaa